УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя

Радужнинского городского

суда в ХМАО-Югре

№ 20 -О от 10.10.2025 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

Об архиве Радужнинского городского суда

1. Общие положения.

1.1. Архив суда (далее архив) входит в состав отдела обеспечения судопроизводства Радужнинского городского суда и организационно подчинен начальнику отдела судопроизводства.

1.2. Председатель суда осуществляет общее руководство деятельностью архива, утверждает положение о нем.

1.3. Начальник отдела судопроизводства осуществляет оперативное руководство и контроль за работой специалистов архива.

1.4. В своей деятельности работники архива руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, «Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, Инструкцией «порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56, «Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 21 декабря 2022 г. № 242, приказами, распоряжениями председателя суда, а также настоящим Положением.

1.5. Деятельность работников, ответственных за ведение архива, регулируется должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

1.6. Численность архива составляет 1 единица – секретарь суда.

1.7. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями суда, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями

2. Задачи архива.

2.1. Прием, учет и хранение документов.

2.2. Обеспечение сохранности документов, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

2.3. Подготовка и, в соответствии с действующим законодательством, передача документов на хранение в государственные архивы. Отбор и оформление на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности, с истекшими сроками хранения.

2.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел (нарядов) в делопроизводстве Радужнинского городского суда для последующего хранения в архиве.

2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии архивного дела в суде.

2.6. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства суда.

3. Основные функции архива

3.1. Прием, учет, систематизация и хранение дел (нарядов) суда в соответствии с установленным порядком.

3.2. Выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.3. Создание, пополнение и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, алфавитных указателей, методических пособий, справок и пр.).

3.4. Инструктаж работников отдела обеспечения судопроизводства о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.5. Проверка правильности формирования и оформления законченных делопроизводством документов, передаваемых в архив суда.

3.6. Составление и представление годовых описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии суда и соответствующего государственного архива.

3.7. Участие в работе постоянно действующей экспертной комиссии суда (не менее 2-х раз в год), экспертиза ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

3.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

3.9. Подготовка и, в установленном порядке, передача на хранение в государственные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.10. Контроль за физическим состоянием документов, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.11. Работа по восстановлению документов.

3.12. Учет выдачи архивных справок и дел, ежегодное представление в Управление Судебного департамента в Ханты-Мансийском автономном округе-Югре паспорта архива суда и сведений об изменениях в составе и объеме фондов.

3.13. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела, а так же номенклатуры дел в суде.

3.14. Осуществление иных функций направленных на ведение архивной работы в суде.

4. Состав документов архива

В архив поступают: законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения, дела долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу; наряды, согласно номенклатуры суда.

5. Права и ответственность

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. получать поступающие в суд документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

5.2. пользоваться информационно-правовыми системами, базами данных, в установленном порядке, создавать собственные базы данных в пределах компетенции архива;

5.3. осуществлять в пределах своей компетенции проверку оформления законченных делопроизводством документов, передаваемых в архив суда, о результатах проверок докладывать руководству суда;

5.4. вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива;

5.5. не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

5.6. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.